wp4b0d207d.png
Notulen

Als er vergaderd wordt dan is het belangrijk om aantekeningen te maken van wat er gezegd is. Deze
aantekeningen noemt men geen aantekeningen, maar notulen. Doorgaans maakt een administratief
medewerkster of secretaris de notulen op. Op deze manier weten degenen die aanwezig waren of
juist niet aanwezig waren bij een vergadering wat er allemaal precies besproken is. Gezien het belang
van de notulen is het dus essentieel dat de notulen perfect in elkaar zitten. Om dit te bereiken moet er
met verschillende punten rekening worden gehouden.

Type notulen

Zoals elke bijeenkomst verschillend van aard is, zo zijn er ook verschillende soorten notulen. Hieronder
bespreken verschillende soorten notulen.

Woordelijk verslag

Dit type verslag wordt beschreven in de ik-vorm en is daarnaast ook allesomvattend. Anders geformuleerd,
alles wat er tijdens een bijeenkomst gezegd is wordt genoteerd. Met dit type verslag mis je in feite
niets en kan dus heel handig zijn als je precies wilt weten wat een persoon heeft gezegd. Mede daarom
worden dit soort verslagen gemaakt tijdens debatten van de Tweede Kamer. Het nadeel van dit type
verslag is dat het in sommige gevallen te uitgebreid is. Het kost je veel tijd om de hoofd van de bijzaken
te scheiden.

Verslag op spreker

De notulist deelt zijn of haar verslag in op de sprekers van een vergadering. Dit type verslag is geschikt
voor bijvoorbeeld gemeenteraadsvergaderingen, aangezien je dan uitspraken van sprekers koppelt
aan de partij waarvoor zij spreken.

Samenvattend/beknopt verslag

De meeste bedrijven en organisaties hanteren vaak het samenvattend/beknopt verslag. In tegenstelling
tot een woordelijk verslag is dit type verslag zeer beknopt. Dit is zeer zeker handig, aangezien mensen
snel de belangrijkste punten die op hen van toepassing zijn eruit kunnen halen. Een nadeel is dat de
notulist alleen de belangrijkste punten noteert een dus bijvoorbeeld de nuances uit een vergadering
eruit laat. Daarnaast is het zo dat men tijdens een vergadering tot een besluit komt na enig beraad.
Als je dan een beknopt verslag hanteert dan mis je ook de redenatie achter een besluit.

Verslag op onderwerp

Tijdens vergaderingen komen verschillende onderwerpen aan bod. Bij dit type verslag deelt de notulist
het verslag in op onderwerp of vergaderpunt en schaart alle input van de sprekers onder
één onderwerp. Het voordeel van zo’n verslag is dat men later snel alle onderwerpen kan doornemen
en snel ziet wat er precies gezegd is.

Besluitenlijst

Bij deze soort notulen staat er niet veel op papier. Er worden alleen besluiten genoteerd en dus is het
verslag zeer kort, wat vaak ook de kwaliteit niet ten goede komt.


De opbouw van de notulen

In het algemeen kan gezegd worden dat een samenvattend/beknopt verslag de meest gebruikelijke wijze
van notuleren is. Wij zullen dan ook hieronder bespreken hoe je een samenvattend/beknopt verslag moet
opstellen.

► Allereerst noteer je algemene gegevens zoals om welke vergadering het gaat, de datum & plaats,
    wie er aanwezig en afwezig is, plaats van vergadering en wie de notulist is.

► De voorzitter begint na het openen van de vergadering vaak met het doornemen van wat er tijdens de
    vorige vergadering is besloten. Noteer dit, aangezien het belangrijk is dat mensen deze vergadering
    kunnen koppelen aan de vorige vergadering.

► Dan volgt het gedeelte waarin de agendapunten worden besproken. Per agendapunt noteer je in het kort
   wat er besloten is. Het is vaak niet verkeerd om daarbij, ook in het kort, op te schrijven hoe men tot het
    besluit is gekomen.

► Noteer, nadat de agendapunten zijn besproken, welke stukken er zijn besproken (inkomende stukken) of
    waar iets mee gedaan moet worden.

► W.v.t.t.k. of te wel wat verder te tafel komt. Als de aanwezigen tijdens een vergadering de kans krijgen
   om een ander onderwerp aan te snijden schaar je dat onder dit kopje.

► Nadat dit is afgerond word er vaak gevraagd of de aanwezigen nog vragen hebben over hetgeen besproken is.
    Uiteraard moet je ook dit opnemen in je notulen.

► Vermeld vervolgens als een er nieuwe datum is gekozen voor de volgende vergadering, de datum en tijd.



wp14d84399.png
Notulen
wpf6cba581.png
Sollicitatiebrief-info.nl © 2009